多くの中堅製造業にとって、Excelは今も業務の土台です。受注管理、生産計画、在庫の把握、原価の集計ー現場のあらゆる場面でExcelが活躍しています。
これは決して悪いことではありません。むしろ、少人数で立ち上げた事業が成長していく過程で、Excelほど柔軟で導入コストの低いツールはありませんでした。多くの経営者にとって、Excelは会社を支えてきた"功労者"と言ってもいいはずです。
ただ、会社が成長し、扱う情報量や関わる人数が増えてくると、あるタイミングでExcelの役割が変わり始めます。今回は、そのタイミングを見極めるサインについて考えてみます。
卒業のサインとは何か
いくつかの中堅製造業に共通して見られる兆候があります。
一つでも当てはまる場合、それは失敗の兆候ではなく、会社が次の成長段階に入ったことを示すサインだと捉えることができます。
なぜこれが起きるのか
多くの場合、原因は特定の誰かのミスや怠慢ではありません。単純に、会社の成長スピードに、情報管理の仕組みが追いついていないという構造の問題です。
Excelは「一人、あるいは少人数が、すべてを把握している」状態にとても適したツールです。逆に言えば、関わる人数が増え、部門をまたいで情報をやり取りする場面が増えるほど、Excel単体では構造的に無理が生じやすくなります。
これは、会社が小さかった頃には存在しなかった問題です。つまり、この壁にぶつかっているということ自体が、事業が拡大してきた証だとも言えます。
次のステージへの視点
ここで大切なのは、「Excelをすべて捨てて、新しいシステムに全面移行する」という発想である必要はない、という点です。
実際にうまく移行が進んだ会社の多くは、"つなぐ"という発想から始めています。すべての業務を一度に置き換えるのではなく、まず情報が分断されやすい部分ーたとえば受注状況の共有や、部門間で重複しやすい進捗管理ーから、少しずつ「一つの場所に情報を集める」仕組みを試していく。Excelを使い続ける業務があってもかまいません。
大きな決断よりも、小さな置き換えの積み重ねの方が、現場の抵抗も少なく、結果的に定着しやすい傾向があります。
まとめ
冒頭に挙げたようなサインは、「これまでのやり方が間違っていた」という証拠ではありません。むしろ、会社がここまで成長してきたことの証拠です。
次のステージに進むタイミングを、前向きな節目として捉えてみてはいかがでしょうか。