Driftのマーケティングオペレーションチームが18%の時間を取り戻した方法

2018.1.30
Posted by YuriAzuma

あなたが友人をパーティに招待する場面を想像してみてください。

 

あなたは友人に電話をして、場を盛り上げるアイデアをすべて伝えたものの、開催日時や開催場所への行き方を伝える前に、誤ってすぐに電話を切ってしまったとします。

 

とりあえず、それはそれで良しとしましょう。よくあることです。

 

その後、あなたの友人は、詳細を聞くためにあなたに電話をかけ直しましたが、次の文章が聞こえてきました。
「申し訳ございませんが、おかけになった電話番号への通話はおつなぎできません。
番号をお確かめの上、再度おかけ直しください。」

 

…!?

 

ちょっとバカバカしい例え話かもしれませんが、実際こういうことなのです。

 

これは、今日のマーケティングメールによるアプローチ方法となんら大差はありません。

 

私たちは、時間と労力をかけて、大げさな内容で大々的なキャンペーンを行います。
しかし、返信をしなかったり、ブラックホール化した受信ボックスのために、肝心の顧客との会話のやりとりを開始することができないのです。

 

Drift社が2018年にSiftrock(現:Drift Email)を買収する前は、そのような状態だったのです。

 

Driftをどのように使用してノイズを排除し顧客との有意義な会話を誘引するのか、また、すべての送信メールをレベルアップさせるためどのような戦術をとるか。これらについて、わたしは、Driftのオペレーションポッドキャストのホストであるショーン・レーンと、腰を据えて話し合いました。

 

本当に多すぎるEメール

私はマーケティング部門で働いていますが、以前は、受信トレイに届くすべてのメールをふるいにかけることに、自分の時間の18%以上を費やしていました。

 

これは、私たちがメールを送りすぎたせいで、メールの配信停止を望む人なのか?
それとも、私たちを気に入ってくれて、デモンストレーションの予約を入れたいと言ってくれる人なのか?
これは、社外秘のメッセージなのか?

 

このように、何時間も受信トレイを眺めていましたが、実際に会社に価値をもたらしている、あるいはオペレーション・マネージャーとしての私自身の成長・発展に寄与しているメールはごくわずかでした。

 

Drift Emailは、まさにその問題を解決してくれます。

 

そして、もし私が、つぎのようなことができるようになると伝えたらどうでしょう?

  • 自分の時間の18%を取り戻せる
  • 素早く、確実に、適切な人に対し、返事が送られるようになる
  • 22,000件以上のレコードを自動でクリーニングし、連絡先や役職を更新することで、メール配信能力が向上する
  • リーガルリスクの軽減 (GDPRやCCPA の遵守)

DRIFT EMAILを用いたノイズの排除

2018年11月にDriftに入社したとき、私はDrift Emailを一から学び、実装しなければなりませんでした。

 

しかし幸いなことに、それはかなり簡単なことでした。
サブドメインに接続し、さまざまなタイプのメールを処理するためのワークフローを、いくつか設定するだけです。例えば、「外出中」、「自動返信」、「配信停止」、また「担当による返信」など。

 

そして、Drift Email にログインすることで、さまざまなカテゴリを読み取って処理してくれます。
そのため、あなたは、実際に返事のあったものに対して目を通し返信をするだけで良いのです。

 

配信停止の場合、MAPのワークフローでは、Drift Emailが自動的にオプトアウトを確認し、その情報をMAPにプッシュし、MAPがプロフィールを更新する仕組みになっています。
こうすることで、データベースを非常にクリーンな状態に保ち、メール配信メトリックを向上させることができます。

 

Drift Emailを導入してからは、メールの返事を直接営業担当者に転送できるようになり、営業担当者は、デモンストレーションの予約に関心を持つ人を、簡単に追跡できるようになりました。

 

まるで雪崩のように来ていた返事の対応に追われることなく、シンプルに仕事ができるのです。


DRIFT EMAILを用いた会話の増やし方

これは、MAPを通じて特定の営業担当者から送られるようにパーソナライズされたメールです。


 
メールの目的は、デモンストレーションの予約です。
しかし、このメールにはリンクが張ってありません。

 

最後に質問があります。

 

返信があった場合、Drift Emailは、返信が必要な人間としてフラグを立て、返信内容と件名をMAPにシームレスにマッピングしてくれるので、ワークフローを更新してセールスフォースと同期させることができます。

 

この仕組みがあることで、受信トレイにある自動返信をふるいにかける手間を省くことができ、見込み客や顧客からの質問に対して、確実に回答することができます。

 

各種メール送信のレベルアップ方法


私はメールによる宣伝活動に取り組む際、効率性を追求しています。
できるだけ自動化して、実際の会話のやりとりに集中できるようにするには、どうしたらいいのでしょう?

 

私たちは、送信するメールすべてに、Email Botを使用しています。

 

そうです。送信するメールひとつひとつに対してです。

 

Email Botの使用によって、すべてが変わりました。

 

Email Botは、ミーティングの予約、コンテンツの提供、ウェビナーへの登録、また、効果の薄れたリードの再エンゲージメントなどを行う場合に、自動的に返信を送ることができます。

 

ワークフローの設定により、すぐに返信することもできますが、5分や15分遅らせて返信することも可能です。
いずれにしても、彼らが返信を受け取った時に、Driftのことが頭に残っているようにしておきたいのです。

 

すべてが、1つのチャネル、1つのプラットフォームに含まれています。

 

顧客は、たったワンステップですべてが解決します。(同様に、私もワンステップですべてが解決します。)

 

小事は大事


では、Drift Emailを使用することで、私の時間の18%が自由に使えるようになった事実を、私はどのようにして知ったのでしょう?

 

それは、優秀なオペレーション・プロフェッショナルと同じように、スプレッドシートを作ってみたからです。

 

私は過去の経験(Drift Emailを使用する以前)から推測を立てることから始め、1通のメールを手動でクリーンアップ、処理、更新する都度、その個々のタスクを完了するために、約15秒の時間がかかっていると考えました。

 

そして、Driftのメールプロセスを自動化した後、目の前にあったデータを分析しました。私が受信した返信数、オプトアウト数、新規コンタクトへの不在返信、相手からの自動返信が無くなった数などを調べました。

 

相当の件数がありました。しかし、このプロセスを自動化したことで、毎週何時間もかけてデータベースを手動で更新する必要がなくなりました。毎週どれだけの時間を節約できたかを知るために、Drift Emailが自動的に行っていた更新の回数に、自分で更新を行っていた場合の時間(15秒)を掛け合わせたのです。そうすることで、私は、私の時間の18%を取り戻せたことを実感しました。

 

マーケティングオペレ―ションチームの担当者への最大のアドバイスとして、「小事は大事」という言葉をお伝えしたいと思います。同僚の要望に応えるためには、こまごまと多くのことを片付けないといけないとしても、小さなことの積み重ねが大きな戦略につながっていることを知っておいてください。